RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Manajemen perkantoran adalah tempat atau ruangan untuk menjalankan proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pelaksanaan dan pengawasan dalam kegiatan penanganan data/informasi.

Manajemen perkantoran juga sudah diajarkan didunia pendidikan dengan berbagai macam pelatihan khususnya dibagian ketatausahaan. Karena ketatausahaan merupakan bagian yang menangani secara lansung mengenai data dan informasi sekolah.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?

2. Apa saja ruang lingkup manajemen perkantoran?

C. TUJUAN PENULISAN

1. Untuk mengetahui maksud dari manajemen perkantoran

2. Untuk mengetahui ruang lingkup manajemen perkantoran

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen ialah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan dan pengawasan. Usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya para anggota organisasi lainya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen perkantoran menurut G.R Terry manajemen ialah proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pelaksanaan dan pengawasan. Dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (management is a distinct process consisting of planning,organizing,actuating and controlling. Utilizing in each both science and art and followed in order to accomplish predertemined objectives). Muniarti menyatakan bahwa manajemen : kegiatan yang mengatur berbagai sumber daya baik manusia maupun material. Dalam rangka melakukan berbagai kegiatan suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara optimal.

Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen perkantoran ialah tempat atau ruangan untuk menjalankan proses yang terdiri atas perencanaan,pengorganisasian,penggerakan,pelaksanaan dan pengawasan dalam kegiatan penanganan data/informasi. Manjemen perkantoran sudah diajarkan didunia pendidikan dengan berbagai macam pelatihan khususnya pada bagian ketatausahaan. Karena ketatausahaan merupakan bagian yang menangani lansung mengenai data dan informasi sekolah. Jika dalam dunia perkantoran data/informasi yang ditangani atau dikelola mengenai data/informasi perusahaan maka dalam dunia pendidikan data/informasi yang ditangani adalah mengenai data sekolah.

B. RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Menurut Charles O. Libbey ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi : ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perabot dan perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, pembekalan dan keperluan tulis, kantor metode kerja, warkat dan pengawasan penjabat pelaksana.

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Kantor berasal dari bahasa belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk peniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis : kantor pusat untuk pekerjaan penting dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.

2. Komunikasi (Comunations)

Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini yang dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai intruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, intruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efesien dan efektif.

3. Pegawai kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.

Pegawai perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitas untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Perabotan dan perlengkapan kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. perabotan dan perlengkapan ini meliputi meja, kursi, perlengkapan arsip, ruang, perabotan fungsional, perabotan gudang. Pemeliharaan dan perbaikan meliputi lemari pembekalan, rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.

5. Peralatan dan mesin kantor (Appliancess and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penujang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya. Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, computer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Pembekalan dan keperluan tulis

Pembekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor.tanpa adanya pembekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor mengelolah bahan-bahan dengan sarana pembekalan kantor yang ada.

7. Metode kerja

Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengelolaan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan dan penganalisisan statistic (statistical analysis).

8. Warkat (Records)

Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan dapat membantu ingatan. Warkat dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal pinyimpanan dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan penjabat pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan penjabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi,perkantoran, insttansi. Kegiatan pengawasan penjabat pelaksana meliputi : perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelengaraan konferensi, pelatihan pergantian tugas, analisis pekerjaan dan pengaturan standar gaji.

KESIMPULAN

 

Manajemen perkantoran ialah tempat atau ruangan untuk menjalankan proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pelaksanaan dan pengawasan dalam kegiatan penaganan data/informasi. Manajemen perkantoran juga sudah diajarkan didunia pendidikan dengan berbagai macam pelatihan khususnya pada bagian ketatausahaan.

Menurut Charless O. Libbey ruang lingkup pekerjaan majemen oerkantoran meliputi: ruang perkantoran (Office Space), Komunikasi (Comunications), Pegawai Kantor (Office Peronnel), Perabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment), Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines), Perbekalan dan Keperluan Tulis, Metode Kerja, Warkat (Records) dan Pengawasan Penjabat Pelaksana (Executive Controls).

DAFTAR PUSTAKA

Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung: Sinar Baru.

Jahari Jaja dan Syarbini Amirulloh. 2013. Manajemen Madrasah Teori, Strategi dan Implementasi. Bandung: Alfabeta.

Muniarti. 2008. Manajemen Strategik Peran Kepala Sekolah dalam Pemberdayaan. Bandung: Citapustaka Media Perintis.

Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor, Jakarta.

Terry R. George dan Rue W.Leslie. 2009. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.